Clés d’un appel d’offre 3PL ?

Par Michael Ménager

Tout entrepreneur est confronté à la nécessité d’augmenter sa capacité physique pour faire face à l’évolution de son activité et de celle de son marché.
Que l’on soit propriétaire(s) ou locataire(s), la question du(es) moyen(s) à mettre en place pour s’agrandir se pose à chacun. Il s’agit en effet de l’activation de divers investissements de moyens : financiers, humains, …

Plusieurs solutions existent et à chacun sa stratégie :
  • Agrandissement/Extension : vérifiez bien que votre PLU vous le permette. Le choix de la solution modulaire ou définitive fera l’objet d’un autre article.
  • Acquisition d’une autre entreprise dédiée
  • La sous-traitance : faire appel à un 3PL (ou Prestataire Logistique) c’est louer un service. Attention toutefois, l’engagement temporel pris entre les parties influe fortement sur les tarifs.
L’offre des prestataires logistiques est de plus en plus fournie. En revanche, la grille de lecture des offres n’est pas si simple.
C’est pourquoi notre article aborde les points principaux qui composent les offres des prestataires logistiques afin de vous permettre de créer votre cahier des charges avec le plus d’éléments précis dès le début de votre appel d’offres.

La localisation
La zone d’implantation de votre prestataire est particulièrement importante et il est nécessaire de s’assurer que l’activité que vous souhaitez confier soit bien mise en exploitation à 100% sur le site prévu.
Si vous devez rajouter ce point de passage à la tournée de votre transporteur (sinon 4PL), mieux vaut qu’il soit dans la même zone que vous. Le cas échéant, il ne faut pas négliger le coût et le délai de transport induits par sa localisation excentrée par rapport à votre transporteur ou à vous dans le cas de flux inter-sites.
De même, vous serez amenés à vous y rendre plus ou moins régulièrement pour diverses raisons et la distance et/ou temps de parcours peuvent vite se révéler être des contraintes.
Quelle surface ?
La grande question que beaucoup se posent. Il est sûr que lors de votre appel d’offres, il vous sera nécessaire de bien cadrer la prestation que vous allez sous-traiter et donc de quantifier vos flux entrants et sortants,mais aussi :
  • le mode de préparation.
  • le volume de réception : nombre de réception et mode (palette, colis).
  • le volume à stocker : nombre de références et de palettes que représente votre activité.
  • le volume de commandes : nombre de commandes et nombre de lignes moyens par mois.
  • la durée d’externalisation et plus particulièrement la durée d’engagement du contrat.
Quel que soit le résultat de votre étude, il est important de bien veiller à choisir un prestataire pouvant évoluer en même temps que vous. Souvenez-vous qu’un déménagement reste coûteux (projet et réalisation).
Le service
Le point précédent amène naturellement à la notion de service. Vous cherchez à louer un service, encore faut-il le définir.
Les variables les plus courantes reposent sur :
  • Les horaires de prestations : réception, préparation de commande, expédition.
  • Les lead-times, c’est à dire le temps de déroulement d’un processus. Exemple : votre exigence est d’avoir 1h30 maximum entre l’heure d’arrivée d’un camion et la mise en stock des palettes réceptionnées.
  • La flexibilité
    • si votre volume de réception ou commandes varie de plus de 10% par rapport au contrat, est-il pris en charge ? y a-t-il un surcoût ou non ?
    • les demandes ponctuelles de traitement particulier : casse, reconditionnement, tri…
  • Qualité d’inventaire
  • Prestations particulières (Produits alimentaires, produits dangereux, …)
  • La gestion des litiges suivant la cause originelle
  • Opérations à valeurs ajoutées (reconditionnement, étiquettage, cosmétique, …)
  • La gestion et la prise en charge du déménagement et la cadence de montée en charge des stocks avec les impacts organisationnels induits sont aussi des éléments importants à prendre en compte
Cette liste pourrait s’enrichir à mesure que vous cadrerez la prestation à laquelle vous aspirez.

Les grilles de tarifaires
C’est là où tout le monde déchante. Il n’est pas rare lors d’un appel d’offres d’avoir en retour une grille de lecture par réponse… et non une comme celle que vous aviez demandée !
Il faut partir d’une base simple qui décompose le coût tel que :
  • Frais fixes : liés aux frais de structure et directement dépendants de la surface, des hommes et moyens nécessaires à la réalisation de votre activité.
  • Frais évolutifs : liés aux frais de votre activité. Il existe généralement un minimum garanti en cas de faible activité dont la mesure doit faire partie d’une autre section de votre cahier des charges et du contrat que vous conclurez
  • Flexibilité : il ne faut pas oublier dans le projet d’externalisation de valoriser la souplesse que vous gagnerez. En externalisant, c’est aussi l’opportunité de gagner de la disponibilité de vos ressources sur votre site existant mais aussi de vous recentrer sur vos actions à forte valeur ajoutée.
Les frais fixes : que mettons-nous dedans ?
Tous les prestataires ne fonctionnent pas avec des frais fixes. Pour ceux qui les pratiquent, il y a généralement peu de surprise sur ce terrain et le tarif dépend de plusieurs facteurs tels que cette liste non-exhaustive ci-après :
  • € Location de la surface en m² : en cas de surface dédiée à votre activité
  • € Location des chariots : en cas de chariots alloués à votre activité
  • € Chauffage : si vos produits nécessitent une température minimum
  • € Assurance : attention, certains prestataires vous demanderons de vous assurer pour vos biens, d’autres l’incluront dans les frais fixes
  • € La mise à disposition de personnel dédié et donc facturé à un coût horaire défini
  • € Mise en place de moyens informatiques : pc, location de ligne, systèmes informatiques et communications (accès à l’ERP, WMS)…
  • € mise à disposition des consommables : scotch, papier, étiquettes…
Et les frais évolutifs ?
L’intérêt d’avoir des frais évolutifs basés sur votre activité telle que les expéditions, c’est d’avoir des coûts qui sont en rapport avec votre activité.
De fait, plus l’activité sera élevée et plus cela vous coûtera En contrepartie, moins l’activité est forte et moins cela vous coûte, à la réserve près qu’il est souvent négocié un minimum garanti par le 3PL (prestataire).Ces frais peuvent se décomposer de la manière ci-après. Cette liste à la carte n’est pas exhaustive mais cela illustre bien les différents intitulés que vous pourriez retrouver :
  • € par palette Entrée
  • € par colis Entrée
  • € par palette Sortie
  • € par colis Sortie
  • € par palette pour gestion administrative
  • € par palette Stockage mensuel
  • € par pic de palettes stockées
  • € par palette « Mouvementée » à votre initiative
  • € Inventaire à votre initiative
  • € par camion : Déchargement
  • € par camion : Chargement
  • € Préparation par commande voire par palette ou colis chez certains
  • € Préparation à l’heure régie (au temps passé)
  • € Prestation particulière avec un coût horaire défini : reconditionnement, gestion d’un retour…
  • € par colis consolidé lors de l’expédition
  • € par palette contrôlée
Durée des contrats
La durée est variable. Plus votre engagement est long, plus les tarifs vous seront favorables.
En revanche, il est toujours nécessaire d’inclure une date précise de reconduction ainsi que les clauses de sortie des 2 parties.
Ce dernier point est important. En effet en cas de sortie, ne sous-estimez pas le temps nécessaire à votre déménagement. Définissez donc un temps de préavis raisonnable à la sortie en douceur entre les 2 parties.
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2 responses to “Clés d’un appel d’offre 3PL ?”

  1. jules valo says :

    Clair et accessible. Bon article!

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  2. felixviard says :

    L'article est vraiment bien structuré et dégage les points importants. Bravo.

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